Gestionarea corectă a documentelor unei firme este esențială atât pentru respectarea obligațiilor legale, cât și pentru buna funcționare a activităților zilnice. Opțiunile moderne permit reducerea semnificativă a riscurilor asociate pierderii sau deteriorării actelor importante. În contextul actual, tot mai mulți antreprenori se orientează către servicii specializate de arhivare și digitalizare, care asigură atât securitatea, cât și accesul rapid la documente, indiferent dacă este vorba despre contracte, documente contabile sau acte juridice.
Arhivarea fizică și digitală a documentelor
Pentru companiile care doresc să păstreze documentele în format fizic, depozitarea trebuie să respecte prevederile Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, protejând actele împotriva incendiilor, umezelii și deteriorării, dar și asigurând accesul rapid și organizat. În paralel, soluțiile de arhivare electronica permit conversia documentelor fizice în format digital, prin scanare și stocare securizată în cloud, eliminând nevoia de spațiu fizic extins și oferind posibilitatea consultării rapide oriunde și oricând. Această metodă asigură conformitatea legală, cu aplicarea unei semnături digitale calificate pe fiecare document.
Procesul de retrodigitizare și avantajele sale
Serviciile specializate pe care le oferă o firma arhivare presupun preluarea documentelor direct de la sediul firmei și transportul lor în condiții de siguranță pentru scanare, folosind softuri de ultimă generație care atribuie un identificator unic fiecărui act. Retrodigitizarea transformă arhivele fizice în colecții digitale, accesibile prin platforme securizate, ceea ce facilitează verificarea rapidă a documentelor, consultarea lor de către departamentele relevante și prevenirea pierderilor cauzate de manipularea fizică. Este deosebit de utilă pentru documentele contabile și juridice, care trebuie păstrate conform termenelor legale.
Depozitarea și gestionarea documentelor
Atunci când vine vorba de depozitare documente contabile, un alt aspect esențial este cel care ține de depozitarea acestora în locații special amenajate, protejate împotriva factorilor de risc, și cu proceduri clare pentru eliberarea rapidă la cerere. Documentele juridice, actele de înființare a firmei și contractele comerciale trebuie păstrate pentru perioade care pot varia între 10 ani și păstrarea permanentă, iar documentele de resurse umane au un termen minim de 75 de ani, necesar pentru justificarea drepturilor legale și calculul pensiilor. Serviciile profesionale de arhivare asigură respectarea acestor obligații, prevenind astfel sancțiuni și pierderi importante de date.
Beneficiile implementării soluțiilor inteligente
Prin combinarea arhivării fizice, digitalizării și retrodigitizării, companiile pot avea un control complet asupra documentelor, beneficiind de acces rapid, reducerea costurilor de gestionare și eliminarea degradării fizice a actelor. Consultarea documentelor digitalizate este posibilă în doar câteva ore, iar livrarea acestora, fie în format fizic, fie electronic, se realizează conform standardelor de securitate. În plus, serviciile specializate permit implementarea unui sistem eficient de management al documentelor, care sprijină fluxul operațional și deciziile strategice, asigurând protecția informațiilor confidențiale ale firmei.
Selecționarea și distrugerea documentelor
Pentru a menține ordinea și conformitatea legală, documentele trebuie evaluate periodic pentru a stabili care dintre ele își păstrează relevanța și care pot fi eliminate. Procesul de selecționare nu trebuie confundat cu inventarierea; aici se decide ce acte trebuie păstrate pe termen lung și ce documente pot fi distruse după expirarea termenelor legale. Documentele contabile, cum ar fi chitanțele, facturile și bonurile, pot fi distruse după 5 sau 10 ani, în funcție de tipul lor și de cerințele fiscale, în timp ce documentele de personal necesită păstrare pe termen mult mai lung, chiar până la 75 de ani, pentru justificarea drepturilor angajaților și calculul pensiilor.
Consultarea documentelor, fie că este vorba despre arhiva fizică sau cea digitalizată, trebuie să se facă rapid și organizat, respectând normele de securitate și confidențialitate. Firmele care optează pentru servicii profesionale beneficiază astfel de livrarea documentelor în termen scurt, fie în format electronic, fie fizic, după cum este nevoie. Astfel, organizațiile își pot menține fluxul de lucru eficient, pot evita pierderile și pot respecta integral legislația în vigoare.
Urmăriți canalul „PRESShub” pe WhatsApp. Cele mai importante știri ale zilei sunt disponibile aici
Urmăriți PressHUB și pe Google News!
